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Arbeitsschutz, Krisenmanagement

3G am Arbeitsplatz: Das sollten Unternehmen beachten

So setzen Arbeitgeber die 3G-Regel im Rahmen des neuen Infektionsschutzgesetzes rechtskonform und praxisnah um

7 Minuten30.11.2021

Corona-Neuinfektionen und schwere Krankheitsverläufe nehmen derzeit rasant zu. Um die vierte Welle der Corona-Pandemie einzudämmen, wurde eine Änderung des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) erlassen. Mit ihr trat am 24. November die 3G-Regel am Arbeitsplatz in Kraft, die befristet bis zum 19. März 2022 gilt. Sie stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen: Nur geimpfte, genesene oder negativ getestete Mitarbeitende dürfen den Arbeitsplatz oder einen Sammeltransport betreten. Kommen Verantwortliche und Mitarbeitende ihren Pflichten nicht nach, drohen empfindliche Geldstrafen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über:

Homeoffice first

3G ist keine Alternative zum Homeoffice. Vorrangig sind Unternehmen dazu verpflichtet, Mitarbeitenden das Homeoffice anzubieten. Nur wenn zwingende betriebliche Gründe (z. B. Einschränkung von Betriebsabläufen oder unzureichende Ausstattung im Homeoffice) dem entgegenstehen, kann davon abgesehen werden.

Was beinhaltet die 3G-Regel?

Im Rahmen der Änderung des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) werden Unternehmen stärker in die Pflicht genommen: Beschäftigte müssen vor Betreten der Arbeitsstätte nachweisen, dass sie geimpft, genesen oder negativ getestet sind. Dies gilt für alle Arbeitsstätten, in denen ein Zusammentreffen mit anderen Personen nicht ausgeschlossen werden kann – auch wenn es zu keinem direkten Körperkontakt kommt.

Die Kontrolle des 3G-Nachweises ist Pflicht des Arbeitgebers. Er darf sie unter Beachtung von Datenschutzvorgaben aber auch an "geeignete Beschäftigte oder Dritte delegieren".

Verantwortlich für das Vorlegen von 3G-Nachweisen sind ausschließlich die Mitarbeitenden. Sie sind darüber hinaus verpflichtet, ihren 3G-Nachweis für Kontrollzwecke bereitzuhalten. Die Hinterlegung ihrer Nachweise in Kopie beim Arbeitgeber ist dafür möglich, aber nicht notwendig. Alternativ können Beschäftigte ihren Nachweis z. B. am Körper oder im Spint aufbewahren.

Branchenspezifische Regelungen

Beschäftigte in der Gesundheits- und Pflegebranche müssen auch dann zusätzlich negativ getestet sein, wenn sie geimpft oder genesen sind (§ 28b IfSG).

Wann kann der Arbeitsplatz auch ohne 3G-Nachweis betreten werden?

Mitarbeitende dürfen davon abweichend die Arbeitsstätte betreten, um unmittelbar vor der Arbeitsaufnahme ein Testangebot des Arbeitgebers zur Erlangung eines Nachweises im Sinne des § 4 Absatz 1 der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung oder ein Impfangebot wahrzunehmen.

Was gilt als 3G-Nachweis?

  • Geimpft: Als Impfnachweis gelten das digitale europäische COVID-Zertifikat und auch der herkömmliche Impfausweis.

    Bei der Kontrolle der herkömmlichen Impfausweise müssen Sie darauf achten, dass die für den jeweiligen Impfstoff notwendige Dosis verabreicht und die letzte Impfung vor mindestens 14 Tagen erfolgt ist.

  • Getestet: Als Testnachweise gelten sowohl die Ergebnisse der kostenlosen Bürgertests in Testzentren sowie im Unternehmen durchgeführte Tests, die durch geschultes Personal oder nach dem 4-Augen-Prinzip durchgeführt wurden.

    Achten Sie bei der Kontrolle der Testnachweise darauf, dass ein Schnelltest maximal 24 Stunden und ein PCR-Test maximal 42 Stunden alt sein darf.

  • Genesen: Als Nachweis für eine Genesung von COVID-19 gilt das digitale europäische COVID-Zertifikat oder auch ein positiver PCR-Test, der eine frühere Ansteckung mit dem Virus nachweist.

    Bei der Kontrolle des PCR-Tests müssen Sie darauf achten, dass er mindestens 28 Tage und maximal 6 Monate zurückliegen darf.

Müssen Beschäftigte ihren Impfstatus dem Arbeitgeber mitteilen?

Beschäftigte müssen ihren Impfstatus nicht angeben, wenn sie anstelle dessen einen Testnachweis erbringen.

Was passiert, wenn Beschäftigte keinen 3G-Nachweis erbringen?

Beschäftigte, die keinen 3G-Nachweis vorlegen, dürfen keinen Zugang zur Arbeitsstätte erhalten. Wenn sie nicht ohnehin im Homeoffice arbeiten und ihre Arbeitsleistung in der Arbeitsstätte nicht erbringen können, entfällt grundsätzlich Lohnanspruch. Der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) schreibt dazu: „Hier gilt: Ohne Arbeit – kein Lohn. Neben Entgelteinbußen können weitere Sanktionen in Betracht kommen, wie der Ausspruch einer Abmahnung bis hin zum Ausspruch einer Kündigung. Natürlich unterliegen vor allem Kündigungen auch weiterhin den bisherigen Wirksamkeitsvoraussetzungen. Stets kommt es auf die Umstände des Einzelfalles an.“

Testangebotspflicht für Arbeitgeber

Betriebe, Einrichtungen und Verwaltungen müssen Mitarbeitenden gemäß § 4 SARS-CoV-2 Arbeitsschutzverordnung, soweit diese nicht ausschließlich in ihrer Wohnung arbeiten, weiterhin zwei Testungen (PCR-Test oder professionell/selbst angewendete Antigen-Schnelltests) kostenfrei pro Woche anbieten. Es besteht jedoch keine Pflicht für Mitarbeitende, das Testangebot des Arbeitgebers zu nutzen. Testangebote sind nicht erforderlich, wenn der Arbeitgeber durch andere geeignete Schutzmaßnahmen einen gleichwertigen Schutz der Beschäftigten sicherstellt oder einen bestehenden gleichwertigen Schutz nachweisen kann.

Arbeitgeber können betriebliche Tests als 3G-Nachweis nutzen, wenn diese durch beauftragte Dritte durchgeführt und bescheinigt oder unter Aufsicht im Betrieb durchgeführt und dokumentiert werden. Nachweise über die Beschaffung von Tests oder Vereinbarungen mit Dritten über die Testung von Mitarbeitenden müssen Arbeitgeber bis zum 19. März 2022 aufbewahren. Da laut § 3 Abs. 3 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) der Arbeitgeber die Kosten für Maßnahmen nach dem ArbSchG trägt, werden Unternehmen die Kosten für Corona-Tests nicht erstattet.

3G Nachweispflicht und Arbeitszeit

Die Testung selbst gilt grundsätzlich nicht als Arbeitszeit, auch dann nicht, wenn sie im Betrieb stattfindet. Gleiches gilt für das Beschaffen eines Genesenen- oder Impfnachweises.

Datenschutz: Speicherung und Verarbeitung von 3G-Daten

Verantwortliche sind mit der Neuerung des Infektionsschutzgesetztes berechtigt und verpflichtet, personenbezogene Daten von Mitarbeitenden abzufragen. Wenn Verantwortliche im Unternehmen den 3G-Status von Mitarbeitenden erfassen, sind strenge Datenschutzvorlagen zu beachten, da es sich bei der Erfassung der 3G-Nachweise um sensible Gesundheitsdaten von Beschäftigten (§ 2 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz) handelt. Eine Verarbeitung dieser Daten ist somit nach der DSGVO möglich. Das Need-to-Know-Prinzip ist in jedem Fall einzuhalten. Das heißt: Nur Personen im Unternehmen, die 3G-Daten zur unmittelbaren Erfüllung einer konkreten Aufgabe benötigen, dürfen darauf Zugriff erhalten.

In der Verordnungsbegründung heißt es: „Dabei sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Datensicherheit umzusetzen, die in den Betrieben und Einrichtungen auch für andere sensible Daten der Beschäftigten oder der dort untergebrachten Personen zur Anwendung kommen. Auch digitale Formen der Erhebung und Speicherung von Nachweisen sind zugelassen, um zusätzliche Möglichkeiten zur Reduzierung des betrieblichen Umsetzungsaufwands zu schaffen."

6 Monate nach Erfassung bzw. nach Aufhebung des Infektionsschutzgesetztes müssen die Daten sofort gelöscht werden. Bis dahin fungieren sie ggf. als Erfassungsnachweis bei behördlichen Kontrollen.

3G praxisnah umgesetzt

Verantwortung für 3G-Kontrollen: Die Rolle von Führungskräften

In Bezug auf die neuen Regelungen ist zunächst einmal der Arbeitgeber in der Verantwortung, 3G-Nachweise am Arbeitsplatz zu kontrollieren. Besonders in großen Betrieben und Anlagen spielen Führungskräfte eine Schlüsselrolle, wenn es um die praktische Umsetzung von Gesetzesvorschriften geht.

Meist kann die Geschäftsführung sich nicht persönlich um sämtliche Belange des Arbeits- und Gesundheitsschutzes kümmern. Deshalb wird in Form einer Pflichtenübertragung ein Teil der Verantwortung vom Arbeitgeber auf die verschiedenen Führungsebenen delegiert. Eine Führungskraft kann z. B. ein Produktionsvorstand, die Schichtleitung, ein Vorarbeitender oder die Teamleitung sein. Ob in Form von digitalen Dokumenten, auf Papier oder in einer HSEQ-Softwarelösung: Arbeitgeber bzw. Führungskräfte müssen erbrachte 3G-Nachweise dokumentieren. Die oberste Kontrollverpflichtung ist dabei nie übertragbar und verbleibt immer bei Unternehmerinnen und Unternehmern.

Das Infektionsschutzgesetz erfassen und Pflichten delegieren

Fügen Sie die Neuerung des Infektionsschutzgesetzes zeitnah Ihrem Rechtskataster hinzu und weisen Sie die Umsetzung den entsprechenden Führungskräften zu. Beachten Sie dabei: Der oder die Beauftragte muss über die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Handlungs- und Entscheidungskompetenzen sowie über die notwendigen Weisungsbefugnisse verfügen.

Tipp:

Falls die Änderung des Rechtskatasters nicht automatisch, z. B. über HSEQ-Software – eine Benachrichtigung an die verantwortlichen Führungskräfte auslöst, sollten Sie diese unbedingt via E-Mail oder in einer persönlichen Ansprache über ihre Verpflichtungen und die von Ihnen vorgesehenen Möglichkeiten der Umsetzung unterrichten.

Beispiele für 3G-Prüfungen und Zugangskontrollen

In der Praxis empfehlen sich für die Kontrolle und Dokumentation zwei Optionen:

  1. zentral über z. B. Pförtner bzw. Einlassbeschränkungen mittels Chipkarten oder
  2. dezentral über Führungskräfte

In vielen Betrieben sind Pförtner die zentralen Ansprechpartner, wenn es um den Zugang zum Gelände geht. Sie können also die 3G-Nachweise von Mitarbeitenden und Fremdfirmen kontrollieren. Wer keinen 3G-Nachweis vorweisen kann, erhält auch keinen Zutritt zum Gelände. Wenn Ihr Unternehmen vor Ort 3G-gültige Tests oder Corona-Impfungen anbietet, kann ein vorläufiger Zugang gewährt werden.

Mitarbeiterkarten sperren und entsperren

Sollten in Ihrem Unternehmen personalisierte Transponder oder Mitarbeiterkarten vorhanden sein, die den Zugang zum Gelände ermöglichen, können Sie den persönlichen Kontrollaufwand für 3G am Arbeitsplatz minimieren. Hinterlegen Sie z. B. 3G-Informationen (für geimpfte und genesene Mitarbeitende) direkt auf diesen Datenträgern und steuern Sie so den Zugang. Auch wenn eine direkte Datenspeicherung nicht möglich ist, können Sie sich Mitarbeiterkarten zu Nutze machen und diese – abhängig von der Zugangsberechtigung – (täglich) sperren oder entsperren. Verantwortlich für die Sperrung oder Entsperrung des Zugangs sollte in diesem Fall die verantwortliche Führungskraft sein, die in einer vertraulichen Form auch die Kontrolle des 3G-Nachweises übernimmt.

3G und Schichtarbeit

Für Unternehmen, die 24/7 produzieren, stellt die 3G-Regelung eine besondere Herausforderung dar. Optimal für Schichtarbeit ist es, wenn Sie personalisierte Chipkarten oder Mitarbeiterausweise haben, anhand derer Sie den Zugang steuern können. Das erleichtert die Kontrolle der Geimpften oder Genesenen. Für Mitarbeitende, die ihren 3G-Nachweis durch einen Test erbringen müssen oder wollen, kann ihre Nachweispflicht erschwert werden, wenn z. B. Testzentren zu Beginn ihrer Schicht noch geschlossen haben. Es ist daher empfehlenswert, Mitarbeitende durch betriebliche Tests zu unterstützen. Holen Sie dafür die Führungskraft an Bord und übertragen Sie ihr die Verantwortung für die Prüfung von Tests nach dem 4-Augenprinzip und die entsprechende Dokumentation. Unterweisen Sie Führungskräfte ausreichend, damit sie ihre Aufgaben zuverlässig und fachkundig erfüllen können.

3G bei mehreren Eingängen zu Werken

Eine zentrale Umsetzung ist für Werke mit mehreren Eingängen oft nicht realisierbar. Setzen Sie daher in diesem Szenario auf die Führungskräfte. Sie sollten einen genauen Überblick darüber haben, wer wann auf dem Gelände zu ist. Dementsprechend müssen sie dann täglich in Checklisten oder Softwarelösungen erfassen, ob der 3G-Nachweis erbracht wurde.

Die 3G-Regelung im Unternehmen kommunizieren

Es empfiehlt sich, dass die Geschäftsführung ein Rundschreiben aufsetzt, um die gesamte Belegschaft über die Handhabung und Verantwortlichkeiten sowie die Ansprechpartner zur Umsetzung der 3G-Regelungen zu informieren.

Vorlage 3G-Rundmail an Mitarbeitende

Sie können die folgende Vorlage nutzen, um Ihr eigenes Anschreiben zu strukturieren und zu formulieren:

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die aktuelle Situation verlangt uns allen enorme Anstrengungen ab. Für unser Unternehmen bedeutet das ab sofort wieder „Homeoffice first“. Wer seine Arbeit zu Hause ausführen kann, bleibt bitte zu Hause.

Für alle anderen gilt 3G: Wer von euch zur Arbeit kommt, muss einen 3G-Nachweis erbringen. Gültige Nachweismöglichkeiten sind:

  • das digitale europäische COVID-Zertifikat
  • Impfausweis
  • PCR-Test (max 42h alt)
  • Bürgertest (kein Selbsttest, max 24h alt)
  • vor Ort durchgeführte Selbsttest (selbst nach 4-Augen Prinzip bzw. durch geschultes Personal durchgeführt)

Aufgrund der Kurzfristigkeit wollen wir diese Maßnahme mit einer möglichst einfachen und pragmatischen Lösung umsetzen:

[Beschreibung der betrieblichen Lösung]

Bei Fragen wendet euch bitte an [Ansprechpartner]

Danke für eure Mithilfe und passt in den kommenden Wochen gut auf euch auf.

Power of Community

Ob in unternehmensspezifischen Krisen oder in Situationen wie Pandemien: Für unerwartete oder nie dagewesene Situationen und Anforderungen kann niemand einen Masterplan zur Hand haben. Schnelles Handeln ist gefragt und vor allem ein Voneinanderlernen. Auch wenn es selten eine One-Fits-All-Lösung gibt, sollten Verantwortliche im Arbeits- und Gesundheitsschutz sich von anderen Lösungen inspirieren lassen, diskutieren und gemeinsam neue Wege finden. Nutzen Sie zum Beispiel das Sifabaord, den digitalen Sifa-Stammtisch oder aber die Quentic-Community.

Tipp:

Suchen Sie optimalerweise den Austausch mit Unternehmen, die entweder ähnliche Herausforderungen (industriespezifisch) oder Strukturen und Lösungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz haben, wie z. B. dieselbe HSEQ-Software.

3G am Arbeitsplatz über Softwarelösungen dokumentieren

Apropos HSEQ-Software: Auch das Team von Quentic hat sich eine Lösung überlegt, um Kunden und Kundinnen in der aktuellen Situation zu unterstützen. User können das vordefinierte Reporting Formular „3G-Erfassung“ verwenden, um unkompliziert den aktuellen Status pro Mitarbeiter (inkl. Gültigkeitsdatum und optionalen Nachweisen) per mobilem Device zu erfassen. Die Reporting Funktion von Quentic hat den Vorteil, dass das Formular auch ohne App-Login unkompliziert über einen Link oder QR-Code aufgerufen und befüllt werden kann.

Voraussetzung für diese Lösung ist eine bereits lizensierte Nutzung der Quentic App. Verwenden Sie die Quentic App bereits? In diesem Fall stellt Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner von Quentic das 3G-Formular gerne zur Verfügung. Haben Sie Interesse, die Quentic App neu einzuführen und so Ihr HSEQ- und ESG-Management auch über die 3G-Regel hinaus zu stärken? Dann nehmen Sie Kontakt mit unseren Spezialisten auf und lassen Sie sich während einer Demo-Tour durch die Software beraten! Nach erfolgreicher Einführung stehen Ihnen zahlreiche Funktionen und auch vordefinierte Formulare, z. B. das 3G-Formular, ebenfalls zur Verfügung.

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