Krisenmanagement, Arbeitsschutz

Gezielte Kommunikation im Unglücksfall

Wie HSE-Fachkräfte im Ernstfall richtig und bedacht handeln

13 Minuten

Michael Klein ist Head of Occupational Health & Safety bei der Balluff GmbH, einem Lösungsanbieter für Automation, und war im November 2018 bei einem Unfall in einem Firmengebäude verantwortlich für das Notfall- und Krisenmanagement. In seiner leitenden Funktion in der Organisation des Arbeits- und Gesundheitsschutzes eines international agierenden Unternehmens trägt er tagtäglich große Verantwortung und muss zu jeder Zeit einen kühlen Kopf bewahren – egal ob ein Tag routiniert abläuft oder ein besonderer Vorfall passiert. Was seine täglichen Herausforderungen sind, wie Unternehmen sich auf unvorhersehbare, kritische Situationen einstellen können und warum zielgerichtete Kommunikation im Ernstfall der Schlüssel zu einem erfolgreichen Notfallmanagement ist, lesen Sie in seinem Erfahrungsbericht.

Täglich im Einsatz für die Sicherheit der Mitarbeiter

Als Fachexperte für Arbeits- und Gesundheitsschutz habe ich im Unternehmen eher eine unterstützende und beratende Funktion. Denn die eigentlichen Verantwortlichen für die Sicherheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter sind die Führungskräfte und bis zu einem gewissen Grad auch die Mitarbeiter selbst. Die Führungskräfte konsultieren uns Arbeitssicherheitsexperten allerdings sehr regelmäßig und wir geben oft die entscheidenden Empfehlungen. Da ist es nicht immer leicht, allem und jedem gerecht zu werden. Unsere tägliche Konfrontation mit einer Vielzahl an Themen und der Verantwortung, diese richtig zu priorisieren, ist eine der größten Herausforderungen, die wir meistern müssen. Im Gegenzug werden wir aber für unsere Arbeit auch mit einer guten Unfallstatistik und positiven Rückmeldungen belohnt.

Alltag zwischen Routine, Ereignissen und Erfolgserlebnissen

Ein guter Tag ist, wenn keine akuten Ereignisse über mich hereinbrechen, ich ein Thema abschließend fundiert bearbeiten konnte und am Ende des Tages die Statistik einen unfallfreien Tag verzeichnen kann. Auch wenn Vorfälle passieren, ist es bereichernd und ermutigend, wenn es uns gelingt, einen Mitarbeiter wieder erfolgreich einzugliedern und ihm die Tätigkeit an seinem alten Arbeitsplatz zu ermöglichen. Diese Fälle zwingen oft zum Hinterfragen von Arbeitsabläufen. Von den gefundenen Lösungen profitieren dann meist alle Mitarbeiter. Das wird auch mit Dankbarkeit belohnt.

Von der Routine zum Ernstfall

Auch bei einem größeren Ereignis profitieren alle Kollegen von unseren Erfahrungen. Glücklicherweise sind große Unfälle selten. So kam es in der 97-jährigen Firmengeschichte der Balluff GmbH bis November 2018 zu keinem großen Vorfall. Sicherheit hat für die Geschäftsführung einen hohen Stellenwert, weshalb zahlreiche Schutzmaßnahmen ergriffen werden – in vielen Fällen über das gesetzlich Geforderte hinaus. Trotz aller Maßnahmen, Vorkehrungen und eines durchdachten Sicherheitskonzepts kam es am Firmensitz in Neuhausen im November 2018 zu einer Überhitzung eines Vergussmaterials, wodurch Blausäuredämpfe freigesetzt wurden und in Folge dessen ein Gebäude evakuiert und einige Mitarbeiter vorsorglich untersucht werden mussten (mehr über den Vorfall und die Umstände erfahren Sie im Video „Richtig reagieren im Ernstfall. Wie handeln, wenn etwas passiert?“). Bis dato haben wir tatsächlich nicht damit gerechnet, dass ein Ernstfall in dieser Größenordnung eintreten könnte. Glücklicherweise konnten wir durch zielgerichtetes und strukturiertes Schulen unserer Mitarbeiter, die kritische Situation den Umständen entsprechend gut meistern.

Prävention und Training als Retter in der Not

Zur Vorbereitung auf einen solchen Ernstfall sind regelmäßige Übungen wichtig. Durch diese verinnerlichen wir die Abläufe und tun quasi „automatisch“ das, was notwendig ist. Ich habe im Rahmen meiner früheren ehrenamtlichen Tätigkeit im DRK gelernt, wie man mit Krisensituationen bis hin zu Großschadensfällen umgeht – was bei unserem Vorfall sicherlich auch geholfen hat, mit einer gewissen Sachlichkeit an die Sache heranzugehen. Wichtig ist vor allem, Ruhe zu bewahren, keine Hektik aufkommen zu lassen, gezielt gesicherte Informationen bereitzustellen und die wichtigsten Stakeholder nach und nach einzubinden. Eine pragmatische Visualisierung der vorliegenden Informationen ist hierbei eine wichtige Hilfe.

Zielgerichtete Kommunikation und bedachtes Handeln

Die Pferde scheu zu machen ist nie gut. Daher muss von Beginn an darauf geachtet werden, welche Informationen wie an wen gelangen und wer wie handeln sollte. Auch wenn vieles zum Zeitpunkt eines Großereignisses noch unklar ist, sind diese Schritte essentiell und sollten unverzüglich eingeleitet werden:

  1. Klärung der wesentlichen Fragen: Was ist passiert? Wo ist es passiert? Wie viele Betroffene gibt es? Welche Schritte wurden bereits eingeleitet? (Hier helfen Checklisten und detaillierte Leitfäden, den Überblick zu behalten!)

  2. Wenn erforderlich, teilweise oder vollständige Räumung des Bereichs, Gebäudes oder Geländes.

  3. Notruf! (Erfolgt teilweise automatisch bei Auslösen eines Räumungsalarms)

  4. Verteilung der Kommunikationsaufgaben im Krisenstab (oder welches Gremium auch immer man hierfür zur Verfügung hat), idealerweise vor Eintreffen der Rettungskräfte und Presse.

Eine überlegte Kommunikation ist essentiell, denn nicht gesicherte Informationen können Mitarbeiter und Außenstehende zunehmend verunsichern, sind daher wenig zielführend und behindern eher ein schnelles und korrektes Handeln in ernsten Situationen.

Stakeholder richtig informieren

Im Ernstfall wie im Alltag ist es wichtig, richtig zu priorisieren. Sie können nicht alle Stakeholder auf einmal informieren und sollten filtern, wann welche Informationen an wen herausgehen. Wie Sie hier vorgehen, kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Es müssen daher die einzelnen Stakeholder identifiziert und ein Ablauf für die denkbaren Vorfälle definiert werden. An erster Stelle sollten dabei immer die Rettungskräfte und die eigenen Kriseninterventionskräfte stehen, dann die betroffenen Mitarbeiter und die umliegende Öffentlichkeit. Bei der Information gegenüber Anrainern helfen in der Regel die Rettungskräfte aus.

Der/die Pressesprecher/in wird bei uns gleichzeitig mit dem Krisenstab alarmiert, in unserer internen Regelung wird die Anwesenheit vor Ort dann aber nochmals gesondert angefordert, wenn absehbar die erste Presseinformation ansteht. Wenn es sich abzeichnet, dass ein Versicherungsschaden zu erwarten ist, sollte in etwa parallel zum Pressesprecher auch hier die Information an die verantwortliche Person im Unternehmen erfolgen. Soweit nicht direkt involviert, muss die Geschäftsführung nach der Erstinformation zeitnah, aber mit ausreichend gesicherten Informationen versorgt werden. Diese Auflistung erfasst aber sicherlich nicht für jedes Unternehmen alle Stakeholder. Klären Sie also vorab, wer in Ihrem Unternehmen im Ernstfall wie informiert werden muss.

Kommunikation an die Geschäftsführung und Kollegen hat Vorrang

Als erstes sollten natürlich interne Interessengruppen informiert werden. Auch hier helfen Checklisten oder Vorformulierungen. So haben wir beispielsweise vorformulierte E-Mails zur Information der Geschäftsführung über eine Räumung bzw. über schwere Unfälle oder Todesfälle.

Gegenüber den Betroffenen, aber auch anderen Kollegen, müssen Sie so früh wie möglich kommunizieren, sollten sich aber auf gesicherte Informationen stützen können.
Es empfiehlt sich, die Informationen zu bündeln und nicht zu viele einzelne „Informationsfetzen“ herauszugeben. Idealerweise geben Sie auch bekannt, wann die nächste Information erfolgt. Zur Not können Sie immer noch sagen, dass es keine neuen Erkenntnisse gibt und den nächsten Zeitpunkt bekannt geben.

Medien bedacht und vorsichtig informieren

Wo etwas Außergewöhnliches passiert, sind die Medien oft nicht weit. Insbesondere bei der Kommunikation eines Vorfalls gegenüber Medien gilt: nur gesicherte Informationen herausgeben. Die Aussagen sollten Sie vorab mit den Pressesprechern der Rettungskräfte abstimmen, die zumeist auch zur Lage informieren. Vermeiden Sie hier unbedingt Widersprüche. Ganz wichtig ist es, Mitarbeiter darüber zu unterweisen, dass sie gegenüber der Presse oder Dritten generell keine Auskünfte geben und auf die Pressestelle verweisen. Wenn erforderlich, sollten auch die Zugänge des Betriebsgeländes gesichert werden.

Mit Zahlen und Fakten die Kommunikation untermauern

In der internen Kommunikation im Krisenstab, mit der Geschäftsführung und den Stabsstellen sowie in der Kommunikation mit den Rettungskräften sollten auch verfügbare Fakten kommuniziert werden, also z.B. die Anzahl betroffener Personen oder die Lagermengen von Stoffen. Gegenüber den Mitarbeitern sollten Sie nur dort Zahlen herausgeben, wo diese auch einen Nutzen haben und für sie in diesem Moment erforderlich sind.

Stimmen Sie die Herausgabe von Daten und Fakten gegenüber den Medien intern und mit den Rettungskräften ab. Es hat sich bei uns herausgestellt, dass in den Medien sehr schnell Zahlen über verletzte Personen in Umlauf gebracht wurden, die weit von der Realität entfernt waren. Dies haben wir im Nachgang richtiggestellt, jedoch waren die falschen Zahlen da bereits verbreitet. Beschränken Sie sich auf das absolut Notwendige, damit am Ende falsch wiedergegebene Aussagen nicht zu kritischen Rückfragen im Rahmen von Ermittlungen führen, die dann erst aufgeklärt werden müssen.

Damit Sie Ihre Zahlen immer im Blick behalten und bei Bedarf Detailinformationen zur Verfügung stellen können, sollten Sie diese bestenfalls an einem Ort verwalten und jederzeit zum Abruf bereithalten. Hier kann eine ganzheitliche Software-Lösung unterstützen. Lassen Sie sich gern hierzu beraten!

Krisenkommunikation Michael Klein Baluff
Michael Klein
Head of Occupational Health & Safety

Balluff GmbH

Erfahren Sie im Video mehr darüber, wie Sie im Ernstfall richtig handeln.

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