5 Minuten30.06.2025
HSE- und ESG-Maßnahmen sind heute weit mehr als Routine-Checklisten oder gesetzliche Verpflichtungen. Sie wurden zu einem direkten Spiegelbild der Unternehmenswerte, der Risikobereitschaft und der langfristigen Geschäftsstrategie einer Firma. Ein starkes HSE- und ESG-Programm kann den Ruf verbessern, Investitionen gewinnen und die betriebliche Stabilität fördern.
Die Kosten der Ineffizienz
Manuelle HSE- und ESG-Prozesse mögen auf den ersten Blick brauchbar erscheinen, werden jedoch schnell zu einer Belastung für das Tagesgeschäft. Wenn Arbeitsgruppen auf Excel-Tabellen, Papierordner oder unzusammenhängende Systeme angewiesen sind, werden selbst grundlegende Aufgaben wie die Nachverfolgung von Vorfällen oder die Erstellung von Berichten, mühsam und zeitaufwändig. Diese Verzögerungen können sich auf das gesamte Unternehmen auswirken, indem Projekte verlangsamt und die Transparenz beeinträchtigt wird.
Statt sich auf wirkungsvolle Initiativen zu konzentrieren, verzetteln sich die Mitarbeitenden in Verwaltungsarbeit: Sie suchen nach Unterlagen, überprüfen Einträge doppelt und suchen nach Daten aus anderen Abteilungen. Das ist nicht nur ineffizient, es ist auch frustrierend.
Erstaunliche 88 % der Excel-Kalkulationen enthalten Fehler¹. Das bedeutet, dass ein einfacher Fehler weitreichende Folgen haben kann, von fehlerhaften Berichten bis hin zu verpassten Fristen für die Compliance.
Manuelle Systeme bedeuten dezentrale Systeme
Ohne zentralisierte Daten arbeiten die Mitarbeitenden isoliert. Es wird doppelte Arbeit erbracht und gemeinsame Erkenntnisse bleiben aus. Informationen werden häufig in persönlichen Ordnern oder Dateien begraben. So ist es schwierig, Trends zu überwachen oder auf sich entwickelnde Risiken in Echtzeit zu reagieren.
Kurz gesagt: Je mehr ein Unternehmen wächst, desto mehr häufen sich diese manuellen Ineffizienzen - und desto schwieriger wird es, den Betrieb zu optimieren, ohne in ein Chaos zu geraten.
Manuelle Prozesse können zur Nichteinhaltung von Vorschriften führen
Die manuelle Verwaltung von HSE- und ESG-Maßnahmen kann zu erheblichen Risiken für die Einhaltung von Vorschriften und daraus folgenden finanziellen Folgen führen. Fehler und Versäumnisse können zu beträchtlichen Bußgeldern, Prozesskosten und irreparablen Rufschädigungen führen. Bei Nichteinhaltung der Richtlinie bezüglich der Berichterstattung über die Nachhaltigkeit von Unternehmen (CSRD) drohen Geldstrafen von bis zu 5 % des weltweiten Nettoumsatzes eines Unternehmens².
Die versteckten Kosten der manuellen Arbeit
Werden HSE- und ESG-Programme ohne digitale Unterstützung durchgeführt, sind kostspielige Fehler vorprogrammiert. Sind wichtige Daten über mehrere Plattformen verstreut oder in statischen Dateien gespeichert, gibt es keine Möglichkeit, Muster zu erkennen oder Probleme frühzeitig zu beheben. Kleine Versehen können sich unbemerkt zu teuren Zwischenfällen ausbreiten, die eine ernsthafte Schadensbegrenzung erforderlich machen. Ein Beispiel: Die Meldung von Vorfällen - Ein Mitarbeiter protokolliert einen Vorfall im Bereich Arbeitssicherheit auf Papier oder per E-Mail und schickt dieses Protokoll an einen nicht zuständigen Kollegen. Die Antwort kann sich dann um Stunden verzögern oder gar nicht erfolgen. Diese Art der Störfälle gefährdet nicht nur Personen, sondern kann auch die Unfallrate und die Versicherungsprämien in die Höhe treiben.
Hinzu kommt, dass die Arbeit von Hand wesentlich mehr Zeit und Arbeitskraft in Anspruch nimmt, als sich die meisten Arbeitsgruppen leisten können. Statt den Schwerpunkt auf die Strategie oder die Prozessverbesserung zu setzen, sind die Mitarbeitenden damit beschäftigt, Daten aus verschiedenen Quellen abzurufen, Zahlen zu überprüfen und Berichte von Grund auf neu zu erstellen. Das ist eine mühsame Arbeit, die sich schnell summiert. Die Mitarbeitenden verbringen pro Tag 3,6 Stunden mit der Suche nach Informationen. Dadurch wird ihre Produktivität und Effektivität stark eingeschränkt³.
