Digitalisierung als Impuls

6 Minuten07.11.2025

Vom effektiven Gefahrstoffmanagement bis zu neuen Lernformaten: Digitale Neuerungen bieten die Chance, Sicherheit effizienter und inklusiver zu machen. 

Sicherheit ist kein Zustand, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Das betont die Expertin Katrin Zittlau von Arbeitsschutz 4.0: Moderne HSE-Fachkräfte sollten sich laufend hinterfragen und Verbesserungspotenziale suchen. „Nichts ist so beständig wie die Veränderung“, sagt sie.

Ähnliches gilt für die Digitalisierung, die den Wandel der Arbeitssicherheit mit vorantreibt. Auch sie ist nie per se abgeschlossen, denn es eröffnen sich immer neue technische Möglichkeiten, um Prozesse weiter zu optimieren und die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt zu bewältigen. Nicht ohne Grund benennt Katrin Zittlau neben der Fähigkeit zur Selbstreflexion auch Neugier und den Umgang mit digitaler Technologie als Zukunftskompetenzen von Fachkräften im Arbeits- und Gesundheitsschutz. 

Doch welche Chancen gibt es aktuell? Welche Neuerungen beeinflussen den HSE-Sektor? Und vor allem: Wo herrscht Aufholbedarf? 

Expertise statt generische Tools

Digitale Arbeitsmittel sind längst zur Gewohnheit geworden. Viele der heutigen Berufsbilder wären ohne Computer, Apps oder Internet kaum noch denkbar. Zwar ist das „papierlose Büro“ oft eher noch Zielmarke als Realität, doch Unternehmen gestalten mehr und mehr Abläufe digital, um Ressourcen zu sparen oder flexiblere und mobile Arbeit zu ermöglichen.

Auch im HSE-Management kommt Software zum Einsatz – jedoch nicht immer zielführend. Office-Lösungen können für Aufgaben im Arbeitsschutz behelfsmäßig verwendet werden, bieten aber weder den benötigten Funktionsumfang noch einen passenden fachlichen Unterbau. Das Führen einfacher Listen und Pläne ist beispielsweise mit enormem manuellem Aufwand und hoher Fehleranfälligkeit verbunden.

Demgegenüber stehen Lösungen, die spezifisch auf die Anforderungen des Arbeits- und Umweltschutzes zugeschnitten sind und deren Anbieter Innovationen kontinuierlich vorantreiben. Es mag für HSE-Fachkräfte eine zusätzliche Aufgabe sein, hierüber im Bilde zu bleiben und dem eigenen Managementsystem etwas Neues hinzuzufügen. Doch neben fundierter Unterstützung und erheblicher Erleichterung der eigenen Arbeit steht verbesserte Leistung in Aussicht. 

Zentraler Zugriff auf aktuelle Daten

Daniel Clemens vom ARQUS Ingenieurbüro berichtet, dass beispielsweise das Gefahrstoffmanagement viele Firmen herausfordert, die keine HSE-Software nutzen. Er hat beobachtet, dass gesetzliche Verordnungen und Dokumentationspflichten in der Praxis oft zu einer unüberschaubaren Vielzahl mangelhaft strukturierter Betriebsanweisungen führen.

Clemens rät dazu, die gesamte Dokumentation zu Gefahrstoffen zentral und digital zu erfassen – in einer dafür prädestinierten Software wie z. B. Quentic. So sind wichtige Informationen wie Expositionsverzeichnisse, Sicherheitsdatenblätter und der Stand zu Qualifikationen und der Fachkunde von Mitarbeitenden langfristig gesichert. Auch bei einer Änderung der TRGS-Regeln und neuer Gefahreneinstufung durch den Gesetzgeber ist klar nachvollziehbar, wo Handlungsbedarf besteht.

Cloudbasierte Lösungen haben darüber hinaus den Vorteil, dass sie orts- und geräteunabhängig verwendet werden können. Ein integriertes Gefahrstoffverzeichnis lässt sich entsprechend flexibel in verschiedenen Laboren und Produktionsstätten abrufen. Eine zentrale Datenbank gewährleistet zudem, dass alle Daten aktuell, einheitlich und vollständig gepflegt bleiben. Erst dies erlaubt aussagekräftige Analysen von Ist-Zuständen und fördert damit die strategische Steuerung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Aktive Mitwirkung der Belegschaft

Digitale HSE-Tools können nicht nur Compliance, Informationsqualität und administrative Arbeit stärken. Idealerweise lassen sie sich auch in den Unternehmensalltag praxisgerecht einbinden und involvieren Mitarbeitende in die Prävention. Der Sicherheitsberater Stephan Freundl von FREST Consulting gibt zu bedenken, dass ein neues Tool allein kein Mehr an Sicherheit schaffe, es müsse von Mitarbeitenden auch aktiv genutzt werden. „Die größte Gefahr ist ein leeres Dashboard“, sagt er.

Wie funktioniert die Mitwirkung? Beispielsweise mit QR-Codes: Sie ermöglichen der Belegschaft, Beinaheunfälle oder Störungen im Betriebsablauf direkt und einfach zu melden. Derartige Codes lassen sich in moderner Arbeitsschutz-Software direkt generieren und führen auf fallbezogene Eingabemasken, die sich ohne besondere Fachkenntnisse ausfüllen lassen. „Der QR-Code kann zur Brücke werden“, resümiert Freundl und empfiehlt die breite Anwendung als niedrigschwellige Verknüpfung zwischen der Arbeitswelt und digitalen Tools.

Das bestätigt auch Torsten Gutowski, Gefahrgutbeauftrager bei DMK Deutsches Milchkontor. Sein Betrieb nutzt Quentic unter anderem für die digitale Begleitung von Audits, für Begehungen und Feststellungen. Das sorgt nicht nur für eine bessere Ergebnissicherung, sondern zahlt auch auf die eigene Sicherheitskultur im Sinne von Dialog und Partizipation ein. 

Effektives und multimediales Lernen

An der Basis gehören Sicherheitsunterweisungen zu den typischen, aber oft unbeliebten Maßnahmen im Arbeitsschutz. Das liegt daran, dass klassische Präsentationen oft zu lang, zu theoretisch und zu repetitiv aufgebaut sind. Die Folge: Mitarbeitende zeigen geringe Motivation, investieren nur wenig Zeit oder Aufmerksamkeit und lassen die Inhalte an sich vorbeiziehen.

Digitale Lerntechnologien machen Sicherheitsinhalte anschaulicher und einprägsamer. Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR) mögen einigen wie Spielerei vorkommen, doch gibt es bereits ernsthafte Anwendungsbeispiele für Sicherheitstrainings. In virtuellen Umgebungen können Beschäftigte mit einer VR-Brille realistische Szenarien erleben und bestimmte Abläufe beliebig oft üben. All das völlig gefahrlos und ohne aufwändige Vorkehrungen auf dem Firmengelände.

Doch auch kleinere, kontextbezogene Lerneinheiten, die online bereitgestellt werden, zeigen Wirkung. Diese können jederzeit nach Bedarf abgerufen werden, d. h. wenn es die eigene Zeit gerade erlaubt oder die aktuelle Situation erfordert. So werden Sicherheitsanweisungen per Link oder QR-Code z. B. direkt an Arbeitsgeräten verfügbar gemacht und ermöglichen, das eigene Wissen vor Beginn einer Tätigkeit schnell aufzufrischen.

Die Einbindung von Bild, Ton, Video oder interaktiven Inhalten schafft Spannungsbögen und Abwechslung. Zu Dokumentationszwecken kann eine Rückmeldung ins zentrale System erfolgen, um festzuhalten, welche Qualifikationsmaßnahmen von welchen Beschäftigten bereits durchlaufen wurden.

Größere Verständlichkeit

Nicht zu unterschätzen: Digitale Werkzeuge können Barrieren abbauen. Gerade für Unternehmen mit großen, internationalen Teams ist es wichtig, dass Sicherheitsinhalte tatsächlich auch bei allen Mitarbeitenden ankommen.

Der Quentic Partner doinstruct zeigt, wie das gelingen kann: Das Unternehmen erstellt kurze, videobasierte Lernmodule, die sich Mitarbeitende auf ihren Mobiltelefonen ansehen können. Dank automatischer, KI-optimierter Übersetzung in bereits über 35 Sprachen erreichen die Inhalte alle Beschäftigten – unabhängig von ihrer Sprache oder Lesekompetenz.

Bernd Köhler von SiFa-flex hat als Berater Erfahrung mit solchen Videos bei seinen Kunden gesammelt. Er weiß: „Wenn Mitarbeitende Inhalte in ihrer Muttersprache verstehen, fühlen sie sich gesehen – und das steigert sowohl Motivation als auch Sicherheit.“ Zahlen bestätigen den Erfolg: Mit diesem Ansatz wurden 60 % weniger schwere Arbeitsunfälle und 50 % weniger beanstandungswürdige Zwischenfälle verzeichnet. Ein klarer Indikator, dass digitales Lernen die Wirksamkeit von Unterweisungen deutlich erhöht. 

Risiken per KI frühzeitig erkennen

Lange war die Arbeit von Sicherheitsexperten vor allem reaktiv: Sie dokumentierten Vorfälle und analysierten Ursachen, immer im Hinblick auf zukünftige Präventionsmöglichkeiten. Heute unterstützen digitale Systeme dabei, Risiken schon zu erkennen, bevor sie überhaupt entstehen.

Der Schlüssel dafür ist Künstliche Intelligenz (KI): Eine KI-gestützte Trendanalyse erkennt beispielsweise komplexe Muster in gesammelten Daten zu Schadensmeldungen, Beinaheunfällen und Beobachtungen. Daraufhin werden Hinweise auf tieferliegende Zusammenhänge ausgegeben oder optimierte Abläufe empfohlen. Die Technik zeigt somit proaktiv Möglichkeiten zur Unfallprävention auf, die Fachkräften möglicherweise entgangen wären.

Auch die Selektion und Bereitstellung von Fachinhalten, z. B. aus Sicherheitsdatenblättern oder Rechtstexten, erfolgt in modernen Tools für den Arbeitsschutz bequem und zunehmend automatisiert. Grundsätzlich machen es KI-gestützte Funktionen den Menschen leichter, eine Software intuitiv anzuwenden: durch kontextbezogene Hilfen, dialogorientierte Assistenten auf der Software-Oberfläche oder Übersetzungen per Knopfdruck. All dies erleichtert ebenfalls einen Software-Rollout und das Onboarding neuer User.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck

Digitale Tools und KI sind heute ein treibender Faktor für Veränderungen in der Arbeitssicherheit. Sie helfen dabei, einschlägige Daten zu erheben, neue Risiken zu erkennen und das Wissen darüber sowie Schutzmaßnahmen effektiver zu vermitteln.

Das ist nicht nur wichtig, um gesetzliche Auflagen zu erfüllen. Der zielgerichtete und kreative Einsatz neuer Technologien ruft das Thema Sicherheit auch immer wieder ins Bewusstsein der Menschen im Unternehmen.

Dabei ist Digitalisierung kein Selbstzweck. Unsere Beispiele zeigen, dass HSE-Profis neue Impulse setzen können: Für mehr Beteiligung, besseres Verständnis und eine gelebte Sicherheitskultur, die alle erreicht. 

Quentic steht für mehr als 15 Jahre Expertise in der Herstellung und Implementierung von Software für HSE und ESG. Unsere Produkte sind 100% cloudbasiert und modular aufgebaut. So erhalten Sie die passenden Bausteine für die Fachbereiche, die Sie benötigen. Profitieren Sie z. B. von unseren spezifischen Tools für Arbeitssicherheit, Gefahrstoffmanagement, Legal Compliance, Auditmanagement, Online-Unterweisungen, Ereignisse & Beobachtungen oder Nachhaltigkeits-Reporting. 

Der Name „QR-Code“ ist ein eingetragenes Warenzeichen von Denso Wave Incorporated.