Arbeitsschutz

Der PDCA Zyklus

Eine Grundlage für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Unternehmen

7 Minuten21.09.2022

Der vierstufige PDCA-Zyklus gilt als wichtiges Instrument im Bereich des Qualitätsmanagements und hilft dabei, Fehler zu vermeiden und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.  
Wie sich der PDCA-Zyklus im Bereich HSE/Arbeitsschutz anwenden lässt und welche Vorteile und Herausforderungen sich daraus ergeben, erfahren Sie in diesem Artikel.

Woher kommt die Idee des PDCA Zyklus?

Die Idee des PDCA Zyklus stammt bereits aus den 1930er Jahren und wurde vom amerikanischen Physiker Walter Andrew Shewhart entwickelt. Schon damals diente ihm das Instrument dazu, die Qualität des Outputs von Unternehmen durch die wiederholte Anwendung des Vier-Phasen-Prozesses langfristig zu verbessern. 

Auf Grundlage dieses Modells entwickelte der Physiker William Edwards Deming den Deming Kreis oder auch den PDCA Zyklus und nutzte diesen für den Wiederaufbau der japanischen Wirtschaft nach dem Zweiten Weltkrieg. Die beiden Pioniere des Qualitätsmanagements veröffentlichten außerdem Fachliteratur zur systematischen Betrachtung von Produktionsprozessen, in der sie den PDCA Zyklus einer breiten Öffentlichkeit zugänglich machten.
 

Definition PDCA Zyklus

Der PDCA Zyklus ist auch als Deming Kreis, Deming Rad oder Shewhart Zyklus bekannt. Der vierstufige Regelkreis ist ein essenzielles Instrument des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) und unterstützt bei der Optimierung von Produkten und Dienstleistungen sowie bei der Fehler-Ursache-Analyse. Er besteht aus den Phasen Plan, Do, Check und Act.

Die Bedeutung des PDCA Zyklus für Unternehmen

PDCA steht für „Plan“, „Do“, „Check“, „Act“ – auf Deutsch: Planen, Umsetzen, Überprüfen, Handeln. Mithilfe dieses Regelkreises können unternehmensinterne Prozesse optimiert, Fehler behoben sowie die Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen vorangetrieben werden. Dabei gilt, vier Augen sehen mehr als zwei: Ein qualitativ hochwertiges Produkt, das den Kunden überzeugt, entsteht nur dann, wenn alle Abteilungen gut zusammenarbeiten. Somit gilt der PDCA Zyklus als wichtige Grundlage des Qualitätsmanagements.

Der PDCA Zyklus im Qualitätsmanagement

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PDCA Zyklus als Instrument zur Motivation der Mitarbeitenden

Der PDCA Zyklus ermöglicht es Mitarbeitenden, Probleme selbstständig zu erkennen und zu lösen. Nur durch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung unternehmensinterner Prozesse können Qualität und Output dauerhaft optimiert werden. Um diese zu gewährleisten, ist die entsprechende Einstellung eines jeden Mitarbeitenden nötig. Durch leicht anzuwendende Instrumente wie den PDCA Zyklus werden Eigenverantwortung und Motivation gesteigert.

Um ein langfristig verbessertes Ergebnis zu erhalten, sollte der PDCA Zyklus mehrfach durchgeführt werden. Alle Mitarbeitenden können den Mehrwert für das Unternehmen durch den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) steigern. Auch für die Optimierung der Zusammenarbeit in einzelnen Abteilungen ist diese Methode effizient und führt dazu, dass sich Angestellte wohler fühlen.

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Ablauf des PDCA Zyklus

Plan

Zunächst wird im ersten Schritt der Status Quo eines ausgemachten Problemfeldes, z. B. eines Prozesses analysiert. Dies erfolgt abteilungsübergreifend, damit Potenziale erkannt und Fehlerquellen definiert werden können. Auf dieser Basis wird der gewünschte Zielzustand, Messgrößen und Maßnahmen zum Erreichen des definierten Prozesszieles formuliert. 

Do

Anschließend erfolgt das „Do“, d. h. die Umsetzung der geplanten Maßnahmen. Durch das Ausprobieren von Verbesserungsansätzen werden wichtige Erkenntnisse gewonnen, die Grundlage weiterer Prozessoptimierungen sind.

Check

Hier geht es darum, die durch die Maßnahmen erreichten Ergebnisse mit den Zielvorgaben abzugleichen und den optimierten Prozess zu überprüfen und zu analysieren. Hierbei sind alle Mitarbeitenden als Akteure sowie Beobachtende gefordert. Wenn notwendig, können bzw. müssen die Maßnahmen angepasst werden. 

Act

In der letzten Phase werden die gewonnenen Erkenntnisse evaluiert und Standards für zukünftige Vorgehensweisen abgeleitet. Diese finden Eingang in die Prozessbeschreibungen und Schulungen der Mitarbeitenden. Weitere Verbesserungszyklen können an diese Standards ansetzen. 

Der PDCA-Zyklus ist ein fortlaufender, sich wiederholender Prozess von Zielplanung, Maßnahmenumsetzung und Ergebnisanalyse. Er dient dazu, neue Routinen im Unternehmen zu etablieren, um das erneute Auftreten des ursächlichen Problems zu vermeiden bzw. um Verbesserungspotenziale auszuschöpfen.

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Die Wirksamkeit des PDCA Zyklus am Beispiel Druckfehler

Ein Unternehmen, das seine Produkte über einen Katalog vertreibt, stellt zunehmend Druckfehler fest: Falsche Farbcodes bei den Sicherheitszeichen, falsche Texte, nur die Bilddateien sind korrekt gesetzt. Der PDCA Zyklus beginnt.

Plan:

Alle am Katalog Beteiligten werden benannt. Außerdem wird festgehalten, seit wann die Fehler entstehen und auf welchen Seiten. Es wird ein 0-Fehler Probedurchlauf eines Katalogdruckes als Ziel definiert und Maßnahmen besprochen, wie dieses erreicht werden kann. Dazu zählt auch eine Ursachenanalyse.

Do:

Der Probedruck beginnt und der Prozess wird analysiert. In der Druckerei und der Produktabteilung, die aus Produktplanung, Text und Grafik besteht, wird nachgehakt. Ergebnis: Die fehlerhaften Seiten werden von einem neu eingestellten Grafiker gesetzt. Im Gespräch mit ihm wird festgestellt, dass er zwar sehr gut Deutsch spricht, es aber kaum lesen kann – so sind Farbcodes nicht korrekt übernommen worden und wenn Bild und Text nicht übereinstimmten, fiel es nicht auf. Er wird im Lesen und Schreiben von Umgangs- und Fachsprache geschult. Zudem wird er dazu angehalten, die anderen Grafiker bei Unklarheiten anzusprechen. 

Check:

Der Probedruck ist erfolgt und die Fehlerquote konnte auf 3 % reduziert werden. Die Analyse ergab, dass die einmalig durchgeführte Kurzschulung nicht ausreichend ist, sondern für die operative Arbeit Taschenkarten oder Hinweisschilder mit Umgangs- und Fachvokabular hilfreich sind, auf die der Grafiker während des gesamten Prozesses zugreifen und sich sprachlich rückversichern kann.

Act:

Es wurde als Standard etabliert, dass Grafiker mit nicht ausreichenden Deutsch-Kenntnissen vor Aufnahme ihrer Tätigkeit generell eine Schulung bezüglich der Umgangs- und Fachsprache erhalten, die auch eine festgelegte Anzahl von Praktikumseinsätzen umfassen. Weiterhin wurden mehrsprachige Hinweisschilder an den Grafikarbeitsplätzen aufgehangen. Außerdem wurde festgelegt, jeden Katalog von der Abteilungsleitung vor dem Druck prüfen zu lassen. 

Durch aufmerksames Verhalten der ganzen Abteilung und kontinuierliches Planen, Umsetzen, Überprüfen und Handeln können die Druckfehler langfristig ausgeschlossen werden.

PDCA Zyklus Beispiel Arbeitsschutz

Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist auch im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz ein wichtiges Thema, denn hier sollen systematisch Gefährdungen am Arbeitsplatz verringert werden, um Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz dauerhaft zu gewährleisten und zu verbessern. Ein klassischer Anwendungsbereich der PDCA-Philosophie im Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement ist die Gefährdungsbeurteilung.
 

PDCA Zyklus Beispiel Arbeitsschutz Gefährdungsbeurteilung

  • Plan:

    Die Sicherheitsfachkraft und/oder Prozessverantwortlichen ermitteln und beurteilen die für den Arbeitsbereich relevanten Gefährdungen und legen unter Berücksichtigung des Standes der Technik und der Rangfolge des STOP-Prinzips Schutzmaßnahmen fest.

  • Do:

    Die geplanten Maßnahmen werden umgesetzt.

  • Check:

    Die Wirksamkeit der Maßnahmen wird überprüft und ggf. Nachsteuerungsmaßnahmen festgelegt.

  • Act:

    Auf Basis der Erkenntnisse erfolgt eine Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilung (z. B. im Falle geänderter betrieblicher oder überbetrieblicher Rahmenbedingungen), die dann die Ausgangsbasis für den erneuten Start des PDCA-Zyklus mit der PLAN-Phase ist.

Weiterhin kann der PDCA-Zyklus im Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement für identifizierte Probleme (z. B. mangelhafte Nutzung der persönlichen Schutzausrüstung, unzureichende Sauberkeit und Ordnung am Arbeitsplatz bzw. im Unternehmen) oder Verbesserungsmöglichkeiten (Optimierung des betrieblichen Eingliederungsmanagements oder der Gesundheitsmanagementangebote) gestartet werden. 

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Der PDCA Zyklus als Grundphilosophie von Managementsystemen

Der PDCA Zyklus ist nicht nur ein Instrument für die Optimierung von betrieblichen Prozessabläufen und -ergebnissen, sondern die Grundstruktur aller nach ISO-Normen aufgebauten Managementsysteme. Denn Kapitel 4–10 beschreiben basierend auf dem Plan-Do-Check- Act-Zyklus (PDCA-Zyklus) die Anforderungen an das Managementsystem zur Umsetzung eines fortlaufenden Verbesserungsprozesses.

Die Vorteile des PCDA Zyklus

Auf Grund der einfachen Anwendung und flexiblen Anpassung sticht der PDCA Zyklus hervor. Als besonders sinnvoll ist zudem hervorzuheben, dass der PDCA Zyklus aufgrund seines einfachen Aufbaus kaum Anleitung benötigt. Unternehmen profitieren davon, dass die kreisförmige Konzeption stetige Verbesserung ermöglicht und der PDCA Zyklus als Grundlage für Kontrolle ebenso geeignet ist wie zu Analysezwecken.

Herausforderungen bei der Umsetzung

Der PDCA Zyklus ist ein Managementansatz, bei dem Fehler durch seine Anwendung iterativ erkannt und behoben werden können. Die einzelnen Schritte sind nicht fest definiert,  so dass jedes Unternehmen sie selbst für den jeweiligen Anwendungsfall spezifizieren muss, um Missverständnisse zu vermeiden. Wichtig ist zu bemerken, dass mit dem PDCA Zyklus keine schnelle Problemlösung, sondern eine langfristige und fundierte Optimierung angestrebt wird.

5S-Audit: PDCA Zyklus und Kaizen

Mit regelmäßigen 5S Audits steigern Sie die Arbeitssicherheit. Erfahren Sie, wie häufig Führungskräfte oder Fachkräfte 5S-Audits durchführen sollten und welche Verbindung zu Lean Management, Kaizen und PDCA-Zyklus von ISO-zertifizierten Managementsystemen besteht. 

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Fazit

Problemstellungen und Verbesserungspotenziale können mit Hilfe des PDCA Zyklus orientiert und geordnet angegangen werden. Dabei wird abteilungsübergreifend gearbeitet, um effektiv die Schwachstelle zu identifizieren und alle Beteiligten dabei zu unterstützen, diese zu verbessern. Dabei werden mit einer einfachen und flexiblen Anpassung Arbeitsabläufe verbessert. Der PDCA-Gedanke ist nicht nur für einzelne Prozesse, sondern auch für das gesamte Managementsystem anwendbar.

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