Arbeitsschutz, Audits

5S Audit: In 5 Phasen zu mehr Sicherheit

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit wertvollen Tipps

10 Minuten21.10.2022

Alle guten Dinge sind fünf. Mit der 5S Methode haben das HSE-Management und Fachkräfte für Arbeitssicherheit ein unkompliziertes Werkzeug, um Arbeitsplätze oder die Produktion in nur fünf Phasen zu optimieren. Das Ergebnis: mehr Achtsamkeit, mehr Sicherheit und mehr Qualität. Die 5S Methode rückt das Thema Arbeitsschutz dauerhaft ins Blickfeld Ihrer Mitarbeitenden. 

Die 5S Methode ist ein Ansatz des Lean Managements und stammt ursprünglich aus Japan. Größere Bekanntheit erlangte das 5S Audit durch das Unternehmen Toyota, das die Methode konsequent an seinen Arbeitsplätzen und in der Produktion anwendet. Mit der Durchführung regelmäßiger 5S Audits am Arbeitsplatz bewirken Sie, dass alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen die die  5S Methode verinnerlichen, wiederholen und schon nach kurzer Zeit automatisch und selbstständig anwenden. Gleiches gilt für 5S Audits in der Produktion.

In diesem Artikel gehen wir detailliert auf die einzelnen Phasen der 5S Methode ein und geben Ihnen einen Überblick zu den jeweiligen Schritten und den daraus resultierenden Verbesserungen sowie eine konkrete Checkliste zur Erstellung Ihres Audit-Fragebogens. Anschließend erfahren Sie, wie häufig Führungskräfte oder Fachkräfte 5S-Audits durchführen sollten und welche Verbindung zu Lean Management, Kaizen und PDCA-Zyklus von ISO-zertifizierten Managementsystemen besteht. 

Die Phasen der 5S Methode

Die fünf „S“ stehen dabei für die japanischen Begriffe Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke und lassen sich durch Sortieren, Sichtbare Ordnung schaffen, sauber machen, Standardisieren und Sichern und stetig verbessern übersetzen.

Sortieren (Seiri)

In der ersten Phase des 5S Audits verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die Situation vor Ort. Welche Gegenstände oder Aufgaben sind nötig und welche nicht? Gemeinsam mit den Mitarbeitenden trennen Sie dann die nützlichen Dinge von den unbrauchbaren. Was ist unverzichtbar und findet häufig Anwendung? Was benötigen wir seltener? Und auf welche Dinge können wir verzichten? 

Tipp
Nicht alle Gegenstände oder Aufgaben lassen sich eindeutig als nützlich oder unbrauchbar kategorisieren. Versehen Sie diese daher zunächst mit einem Fragezeichen. Findet der Gegenstand in den nächsten Tagen und Wochen keine Anwendung, dann können Sie ihn als nicht nützlich einstufen.

Verbesserung
Mitarbeitende beschäftigen sich aktiv mit den einzelnen Elementen am Arbeitsplatz oder in der Produktion. Das Sortieren schafft also nicht nur Platz und eine bessere Übersicht, sondern sorgt auch für erhöhte Achtsamkeit. Ein klares Plus an Sicherheit. 
 

Beurteilung der Sicherheitskultur

Die Etablierung des 5S-Prinzips sollte bestenfalls in Ihre Unternehmens-DNA übergehen und fester Bestandteil der Sicherheitskultur werden. Die Bradley-Kurve zeigt Ihnen, in welchem Stadium sich die Sicherheitskultur Ihres Unternehmens befindet und welche Schritte zur nächsten Stufe nötig sind.

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Sichtbare Ordnung schaffen (Seiton)

Beim zweiten Schritt des 5S Audits trennen Sie sich von den unbrauchbaren Gegenständen und Aufgaben. Dann bringen Sie die nützlichen Elemente in eine systematische Ordnung. Das bedeutet: Alles erhält seinen festen Platz und bleibt auch dort. 

Tipp
Beleuchten Sie mit Ihren Mitarbeitenden, welche Gegenstände wann und wie häufig zur Anwendung kommen. Die Erkenntnisse sollten dann in die systematische Anordnung miteinfließen. 

Verbesserung
Durch die Systematisierung vereinfachen und beschleunigen Sie die Abläufe am Arbeitsplatz. Das System minimiert Frustpotenziale, da die Mitarbeitenden alle notwendigen Gegenstände zuverlässig griffbereit haben. Keine Ablenkung durch unnötige Elemente. Die Mitarbeitenden bleiben fokussiert. Gleichzeitig vermindert eine systematische Ordnung mögliche Sicherheitsrisiken und sorgt für erhöhten Arbeitsschutz. 
 

Safety Mindset

Wenn Sie die Bestandteile des 5S-Audit-Systems in Ihrer Firmen-DNA verankern wollen, dann müssen Mitarbeitende den Ablauf und die zugrundeliegenden Werte verinnerlichen. Doch wie werden Werte verinnerlicht und richtiges Verhalten automatisiert? Safety Culture Experte Stefan Ganzke erklärt, wie Motivation für Arbeitsschutz entsteht und wie Sie diesen Prozess beeinflussen können.

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Sauber machen (Seiso)

Bei dieser Stufe des 5S Audits bringen Sie die einzelnen Gegenstände und den Raum zum Glänzen. Kurzum: Es wird sauber gemacht. Dabei reinigen Sie mit Ihren Mitarbeitenden nicht nur die Gegenstände, sondern auch die verschiedenen Bereiche

Tipp
Analysieren Sie jedes Mal, was die Verschmutzung verursacht hat. Wie lässt sich die Verschmutzung zukünftig verhindern? Müssen Sie die systematische Ordnung gegebenenfalls entsprechend anpassen? Oder müssen Sie sie verändern, um die Verschmutzungen in Zukunft schneller und einfacher beseitigen zu können?

Verbesserung
Sauberkeit schafft eine angenehme Arbeitsatmosphäre und ist entscheidend für das Wohlbefinden und die Gesundheit. Das Resultat: mehr Motivation, mehr Produktivität und weniger Stress. Durch die regelmäßige Reinigung lassen sich zudem ungeahnte Verbesserungspotenziale identifizieren.
 

Produktiv und sicher

Produktivität und Arbeitssicherheit? Manche Mitarbeitende sind der Überzeugung, dass sich diese beiden Dinge gegenseitig auszuschließen. Überzeugen Sie sie vom Gegenteil! Neue Ansätze zeigen, wie Sie Mitarbeitende einbinden, um eine proaktive Sicherheitskultur und gleichzeitig mehr Produktivität zu erreichen. In unserem Whitepaper erfahren Sie mehr über moderne Arbeitsschutzansätze:

  • Behavior Based Safety (BBS)

  • Psychological Safety

  • Safety II / Safety Differently

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Standardisieren (Seiketsu)

Im Rahmen dieses Schrittes des 5S Audits schaffen Sie einen flächendeckend geltenden Standard für einen Prozess am Arbeitsplatz oder in der Produktion. Das bedeutet: Ein bestimmter Ablauf wird überall auf die gleiche Weise und mit den gleichen Vorgaben durchgeführt. Zum Beispiel in der Montage: Die Mitarbeitenden führen klar festgelegte Arbeitsschritte durch und haben dabei immer eine eindeutig definierte Anzahl der benötigten Bestandteile und Werkzeuge zur Hand. Zudem halten sie konsequent die vorgegebenen Sicherheitsmaßnahmen ein. 

Tipp
Erarbeiten Sie mit den Mitarbeitenden klare Regeln, die bei den standardisierten Abläufen für einen Fahrplan sorgen. Zum Beispiel: An der Werkbank ist jeweils genau ein voller Behälter mit Schrauben und Muttern vorhanden. Die Mitarbeitenden füllen sie dann immer entsprechend nach. 

Verbesserung
Dank dieser Stufe der 5S Methode schaffen Sie einen einheitlichen Standard für Effizienz und Sicherheit. Er lässt sich einfach vervielfältigen und optimiert die Leistung. Führen Ihre Mitarbeitenden eine Aufgabe jedes Mal auf die gleiche sichere und effiziente Weise durch, dann lassen sich Abweichungen leichter erkennen und korrigieren. Zudem können Sie Optimierungspotenziale im Bereich einfacher identifizieren und ausschöpfen – insbesondere im Bereich der Arbeitssicherheit.
 

Prozessanalyse leicht gemacht

Es bietet sich an, den zu standardisierenden Prozess zunächst so zu skizzieren, dass alle relevanten Parameter betrachtet werden können. Ein geniales Instrument hierfür ist die Turtle Methode. Auf nur einer A4-Seite werden die wichtigsten Parameter abgebildet – übersichtlich, transparent und schnell erstellt!

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Sichern und stetig verbessern (Shitsuke)

Die letzte Stufe des 5S Audits ist das Herzstück der 5S Methode. Hier prüfen Sie, ob die erarbeiteten Regeln auch wirklich Anwendung finden. Stimmen die Abläufe mit den Vorgaben überein? Haben die Mitarbeitenden sie verinnerlicht? Und vor allem: Lässt sich noch etwas verbessern? Den Anspruch bei dieser Etappe der 5S Methode ist, sich nicht auf den bisherigen Erfolgen auszuruhen. Die Frage dabei lautet: Lässt sich unsere Sicherheit vielleicht doch noch weiter steigern?
Diese Phase des 5S Audits ist im Grunde nie abgeschlossen. 

Tipp
Regen Sie im Rahmen des 5S Audits Gespräche zwischen den Mitarbeitenden an. Ist ihnen etwas aufgefallen, das man anders machen kann? Stört etwas? Gibt es Verbesserungspotenziale? Oder lässt sich etwas weiterentwickeln? Der Austausch darüber ist bei der 5S Methode ausdrücklich erwünscht.

Verbesserung
kontinuierliche Verbesserung und mehr Arbeitssicherheit. Durch die stetige Suche nach Optimierungsmöglichkeiten bleibt auch das Thema Arbeitsschutz die ganze Zeit von Bedeutung. Oder genauer: Trotz standardisierter Abläufe verfallen die Mitarbeitenden nicht in Routinen und bleiben achtsam. 
 

So erstellen und optimieren Sie Ihre 5S Audit Vorlage

Stehen Sie vor der Durchführung Ihres ersten 5S Audits oder haben Sie sich bereits an einem solchen Audit versucht und möchten Ihren Fragenkatalog optimieren? Nutzen Sie folgende Tipps zur Erstellung und Optimierung Ihrer Audit Vorlage.

Checkliste 5S Audit Vorlage

  • Format festlegen

    Wählen Sie entweder eine allgemeine Liste, die alle wichtigen Punkte enthält, oder unterteilen Sie Ihren Arbeitsbereich in kleinere Bereiche.

  • Kollegen einbinden

    Holen Sie sich Ideen für die Auditliste von Ihren Kollegen, von anderen Personen in Ihrem Unternehmen oder von anderen Beteiligten, z. B. von Ihrem Softwareanbieter. Beziehen Sie von Anfang an eine Reihe von Personen mit ein.

  • Priorisieren

    Beginnen Sie bei der Erstellung der Auditvorlage mit den wichtigsten und schwierigsten der 5S. Wenn z. B. Sauberkeit das wichtigste Thema ist, fügen Sie Ihrer Voralge zuerst Fragen zu diesem Aspekt hinzu.

  • Kurz und Knapp

     Achten Sie darauf, dass die Audit-Liste kurz und einfach ist. Als Faustregel gilt, dass die Anzahl der Fragen auf 15 begrenzt werden sollte.

  • Komplexität vermeiden

     Verwenden Sie eine möglichst direkte und leicht verständliche Sprache. Wenn Sie komplexere Anweisungen benötigen, fügen Sie diese in einem anderen Dokument hinzu oder verstecken Sie die Anweisungen unter Schaltflächen, wenn Sie eine Software verwenden.

  • Probieren geht über Studieren

    Probieren Sie es aus. Verschwenden Sie keine Zeit damit, die Liste zu polieren - fangen Sie an, sie zu benutzen und verbessern Sie sie kontinuierlich, wenn nötig.

5S Audits: Wie häufig?

Die Häufigkeit hängt größtenteils von den individuellen Rahmenbedingungen in Ihrem Unternehmen ab:

  • Anzahl der Mitarbeitenden-Komplexität der Aufgaben
  • Art der Arbeitsplätze
  • Größe der Produktion
  • Gefährdungspotenzialen

Die ersten 5S Audits sind umfangreicher und benötigen eine gewisse Zeit. Insbesondere aufgrund der Kategorisierung der Gegenstände in nötige und unnötige Dinge. Danach wird das Ganze schon einfacher, denn in erster Linie prüfen Sie nun, ob Ihre Mitarbeitenden die erarbeiteten Regeln der ersten 5S Audits auch wirklich leben. Somit kann als Faustregel gelten, ein 5S Audit einmal im Monat durchzuführen. Ein digitales HSE-Tool schafft dabei enorme Abhilfe.

Gut zu wissen:
Die kontinuierliche Durchführung der 5S Audits führt dazu, dass sich auch Ihre Mitarbeitenden regelmäßig auf die Audits vorbereiten. Somit geht die 5S Methode irgendwann in Fleisch und Blut über. Und das bedeutet wiederum: Die vielen Vorteile der Methode generieren sich nach einer Zeit von selbst.  

Audits erfolgreich digitalisieren

Erfahren Sie, wie die SIEMENS Schweiz AG alle internen und externen Auditphasen kontinuierlich verbessert – von der Planung und Durchführung über die Identifikation von Verbesserungsempfehlungen bis hin zur Beseitigung möglicher Nichtkonformitäten.

Erfolgsgeschichte lesen

Die 5S Methode im Lean Management

Lean Management, übersetzbar mit schlankes Management, ist ein Management-Ansatz, bei dem es darum geht Prozesse effizienter zu organisieren.
Zu den Methoden des Lean Managements gehören z. B. Kaizen, auch als kontinuierliche Verbesserung bekannt und im Plan Do Check Act – kurz: PDCA vieler standardisierter Managementsysteme verwurzelt. 

Kaizen

Der Name Kaizen besteht aus den japanischen Vokabeln „Kai“ und „Zen“, was so viel wie „Verbesserung“ und „zum Besseren“ bedeutet. Das 5S Prinzip ist aus der Kaizen Methode hervorgegangen und greift zahlreiche Elemente in einer abgewandelten Form auf. Nicht zuletzt das Herzstück der Kaizen Methode „Sichern und stetig verbessern (Shitsuke)“ entspricht der Kaizen-Idee. 

Kaizen im Plan Do Check Act Zyklus

Die zehn Schritte der Kaizen-Methode, wie Sie Toyota umsetzt, lassen sich einfach in jedem PDCA-Zyklus wiederfinden.

Plan: 
1. Benenne und kläre das Ziel
2. Erfasse die aktuelle Situation
3. Mache die ideale Situation deutlich
4. Entwickle Ziele
5. Entwickle eine Strategie zur Umsetzung
6. Erstelle einen Plan – was, wer, wann

Do:
7. Setze um

Check
8. Überprüfe die Wirksamkeit

Act: 
9. Dokumentiere deine Aktivität
10. Bestätige die Ergebnisse

PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus ist eine Grundlage für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Unternehmen. Wie sich der PDCA-Zyklus im Bereich HSE/Arbeitsschutz anwenden lässt und welche Vorteile und Herausforderungen sich daraus ergeben, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Fazit

Es zeigt sich, dass Unternehmen, die die 5S Methode in ihrem Betriebsalltag implementieren, die Arbeitssicherheit erhöhen, die Aufmerksamkeit der Beschäftigten steigern und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess fördern.  Besonders wichtig ist bei der 5S Methode auch die Mitwirkung aller Mitarbeitenden. Der Arbeitsschutz dadurch rückt stärker in den Blickpunkt.

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