Dokumentenmanagement

Mit dem Quentic Core der Software Quentic

Dokumente systematisch verwalten.

So einfach geht’s mit Quentic!

Dokumente zentral speichern

  • Übersichtliche Dokumentenablage in bedarfsgerechten Ordnerstrukturen -
  • Unterstützung aller gängigen Dateitypen 
  • Upload und Download von Einzeldokumenten sowie Dokumentensammlungen 
  • Schnelle Auffindbarkeit dank zahlreicher Filterfunktionen 
  • Zugriff bis hinunter zum einzelnen Dokument regulieren
  • Dokumente mit relevanten Datensätzen in Quentic verknüpfen 
  • Ermöglicht parallelen Dokumentenzugriff von verschiedenen Stellen aus 
  • Benutzer können Dokumente einfach per Mausklick abrufen 
  • Vorgehen macht nachträgliche Aktualisierungen leicht und stellt den Zugriff auf die stets aktuellste Version bzw. Revision eines Dokuments sicher

Dokumente bereitstellen

Dokumente revidieren

  • Zuständigkeiten für das Dokumentenmanagement klar einteilen 
  • Erinnerungen nach gewähltem Turnus pro Dokument erhalten, dass inhaltliche Aktualität per Review zu prüfen ist 
  • Versionsverwaltung für ältere und aktuelle Fassungen von Dokumenten 
  • Bearbeitungsstatus für revisionsgeführte Dokumente schafft Transparenz
  • Geregelte Dokumentenfreigabe inklusive automatischer Protokollierung der Freigabeschritte
  • Individuelle Workflows erlauben, auch mehrere Bearbeitungs-, Prüf- und Freigabephasen pro Dokument genau festzulegen 
  • Intelligentes System bewirkt, dass Mitarbeiter außerhalb der Dokumentenbearbeitung immer nur auf jeweils freigegebene Fassungen zugreifen können

Revidierte Dokumente freigeben


Ab ins Archiv!

Werden Dokumente nicht mehr benötigt, sind die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Auch bei diesem Teil des Dokumentenmanagements hilft Ihnen Quentic: Archivieren Sie aufbewahrungspflichtige Dokumente, um ein vorzeitiges Löschen zu verhindern. Gleichzeitig schaffen Sie mehr Übersicht, denn archivierte Dokumente sind nur noch für bestimmte Benutzer in Quentic sichtbar.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Quentic Core

Unternehmensstrukturen abbilden

Im Quentic Core verzeichnen Sie zentral die wichtigsten Strukturen Ihres Unternehmens, um alle weiteren Quentic-Module daran anknüpfen zu lassen. Hierdurch erzielen Sie einheitliche Daten, vermeiden inhaltliche Redundanzen und können jeden Teil des Unternehmens aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Zugleich erhalten Sie ein übersichtliches Verzeichnis all Ihrer Standorte, Arbeitsmittel und Organisationsstrukturen.

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Maßnahmenmanagement

Das Maßnahmenmanagement von Quentic bietet Ihnen die notwendige Flexibilität, um Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen jeglicher Art abzubilden und effizient zu organisieren. Dank gründlicher Planung, pragmatischer Einteilung einzelner Umsetzungsschritte und nachvollziehbarer Ergebnisdokumentation bringen Sie Ihren kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) dauerhaft voran.

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Erinnerungs- und Eskalationsmanagement

Praktische Schnellübersichten verhelfen Ihnen in Quentic zu bestem Überblick über Ihre Aufgaben und Termine. Möchten Sie jedoch ausdrücklich sicherstellen, dass niemand etwas vergisst, können Sie auf das Erinnerungs- und Eskalationsmanagement zurückgreifen. Frist- und aufgabenbezogen werden hierdurch automatische Erinnerungsmails an die jeweils involvierten Personen versendet.

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Von der Ursachenanalyse zur Prozessverbesserung

Treten im Betrieb Prozessabweichungen, Qualitätsmängel oder gar Schadensfälle auf, ist schnell zu reagieren. Wichtig ist jedoch, nicht nur Symptome zu beseitigen, sondern auch tieferliegende Ursachen zu erkennen und die eigentlichen Problemquellen anzugehen, so wie es z. B. auch die ISO 14001:2015 fordert. Per Ursachenanalyse verhilft Quentic Ihnen zu langfristigen Lösungsansätzen, die Fehlerwiederholungen vermeiden – ganz nach Maßgabe des KVPs.

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Benutzerverwaltung und Systemeinstellungen

Ein Teil des Quentic Cores ist der Administrationsbereich der Software. Dieser dient dazu, Benutzerzugänge zu verwalten, grundlegende Systemeinstellungen vorzunehmen und wichtige Vorlagen zur Verfügung zu stellen. Die übersichtliche Gliederung aller Optionen macht es leicht, sich schnell zurechtzufinden und auch ohne besondere IT-Kenntnisse die gewünschten Parameter zu setzen. So koordinieren Sie den Zugang der einzelnen Stakeholder aus HSEQ und ESG aufgabengerecht.

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Quentic Core

Quentic Core ist das Herzstück der HSE-Software und Basis für alle weiteren Module. Erfahren Sie im Video, wie Sie Ihre Unternehmensstrukturen, Maßnahmen und Dokumente dort zentral abbilden können - als Basisstation für …

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