Abschied vom Papier
Bei den steigenden Anforderungen an Arbeits- und Umweltschutz und der Vielzahl zu archivierender Dokumente geht der Überblick schnell verloren. „Unsere Dokumentation bestand aus Dateien und papiergebundenen Dokumenten an verschiedenen Orten. Das erschwerte die Pflege und Aktualisierung enorm und auch das Wiederauffinden gestaltete sich entsprechend schwierig“, so Bernd Lommel, Leiter IT und Datenschutzbeauftragter des Unternehmens. Genau diese Umstände gaben für die Abfallwirtschaft Lahn-Dill den Ausschlag, sich nach einer Software-Lösung umzusehen, die alle Prozesse im Bereich Arbeitssicherheit und Umweltmanagement abbildet und effizienter gestaltet. Wichtige Funktionen wie Dokumenten- und Maßnahmenmanagement standen ganz oben auf der Wunschliste, gefolgt von der einfachen Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen, automatischer Erinnerung an Termine und Berichte per Knopfdruck. Schließlich entschied sich der Entsorgungsfachbetrieb im Sommer 2013 für die Online-Software Quentic, in der heute alle Dokumente zentral verwaltet werden. Dies beinhaltet die Regelung von Freigabemechanismen, Prüfung auf Aktualität, Versionierung und Archivierung sowie Planung von Vorbeuge- und Prüfmaßnahmen.