Sicherheitskultur via App: Wie Veltec seine Near-Miss-Meldungen um 70 Prozent steigerte

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Als Thomas Arnold 2018 leitende Fachkraft für Arbeitssicherheit bei Veltec wurde, stand er vor der Herausforderung, den Arbeitsschutz an fünf Standorten und für mehr als 30 externe Baustellen zu vereinheitlichen. Bis dahin führten Mehrfacherfassungen in unterschiedlichen Dateien zu heterogenen Datenständen, Mehraufwand und unübersichtlichem Listen-Chaos. Arnolds Mission stand daher fest: Zentralisierung und Entschlackung der Daten, Prozessvereinheitlichung sowie mehr Attraktivität und Ausführbarkeit für Aufgaben und Verantwortungen im Arbeitsschutz – ob im Büro, in Kraftwerken, an Chemiestandorten oder auf Baustellen.  

Die Software-Plattform Quentic sollte ihm dabei helfen. Ausgangspunkt war das Modul Arbeitssicherheit. Doch nicht nur Thomas Arnolds Aufgaben haben sich seitdem entwickelt. Innerhalb von drei Jahren hat er Quentic Modul für Modul zu seiner zentralen Lösung für alle Aufgaben und Prozesse entwickelt, die er heute als Leiter QHSE bei Veltec verantwortet. Dabei schätzt er die mobilen Funktionen, eine standardisierte und zentrale Datenerfassung und transparentes Dokumentenmanagement genauso wie die Flexibilität, um eigene Ideen und individuelle Anwendungsfälle bedarfsgerecht umzusetzen. Mit der Kombination aus Quentic Plattform und App konnte Thomas Arnold die Sicherheitskultur stärken, Audits digital und zeitsparend durchführen und QHSE-Prozesse über Standorte und Aufgabenfelder hinweg einheitlich und transparent verbessern.

Über die Veltec GmbH & Co KG

Die Veltec GmbH  & CoKG ist einer der führenden europäischen Spezialisten für technische Services in der Prozess- und Kraftwerksindustrie. In partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit seinen Kunden sichert Veltec die kurz- und langfristige Produktivität und Verfügbarkeit von Industrieanlagen jeder Größe und Komplexität. Die Leistungen reichen von der vorausschauenden Instandhaltung, der Instandsetzung und dem Austausch von Equipment über Services für Automations- und EMSR-Systeme bis hin zu Umbauten, Modernisierungen, Rückbau sowie dem Stahlbau. Auch für den sicheren Betrieb, die reibungslose Instandhaltung und den Rückbau kerntechnischer Anlagen ist Veltec erfahrener Industriepartner. Sicherheit und Qualität sind daher tief in der firmeneigenen DNA verankert. Das macht das Unternehmen mit zahlreichen Zulassungen und Zertifizierungen deutlich. Veltec ist u.a. nach ISO 14001 (Umwelt), ISO 50001 (Energie), ISO 9001 (Qualität) und ISO 45001 (Gesundheits- und Arbeitsschutz) zertifiziert.

Personenqualifizierungen auf einen Blick

Als Thomas Arnold 2018 mit dem Modul Arbeitssicherheit startete, wollte er vor allem die Unterweisungen und Qualifizierungen der Mitarbeitenden zentral und standardisiert über alle Standorte hinweg überblicken. Als Servicedienstleister arbeiten Veltec-Kollegen für zahlreiche Industriekunden im ganzen Land. Beim Start eines neuen Projekts muss immer schnell klar sein, welche Qualifizierungen ein Mitarbeitender vorweisen kann und welche Schulungen oder Unterweisungen durchgeführt werden müssen. Mit doppelt geführten Listen, unkoordinierten arbeitsmedizinischen Untersuchungen und uneinheitlichen Daten gelingt das nur schwer. Heute können Arnold, die Mitarbeitenden sowie die Fach- und Führungskräfte diese Übersicht tagesaktuell mit einem Klick in Quentic abrufen.  Wenn Mitarbeitende mit besonderen Zusatzqualifizierungen gebraucht werden, können die Führungskräfte an allen Standorten gezielt danach suchen und den Einsatz unkompliziert organisieren. Das spart Zeit und Ressourcen und hilft zudem dabei, Fachkräfte gezielt weiterzubilden – vor Ort und auch online. Besonders der gezielte Einsatz von Online-Unterweisungen half Veltec während der Corona-Pandemie: einen Stillstand wegen ausgefallener Schulungen oder Unterweisungen gab es auf den Kundenbaustellen nicht. Wichtige Inhalte konnten online vermittelt werden.

Schwerpunkt Gefährdungsbeurteilung

Die sieben Schritte von Gefährdungsbeurteilungen lassen sich mit dem Modul Arbeitssicherheit einfach durchführen. Dabei hilft auch die Quentic App. Zu einer neuen Baustelle nimmt Thomas Arnold immer sein iPad mit. So kann er direkt und vor Ort Gefahren dokumentieren. Die nötigen Schutzmaßnahmen kann er an Ort und Stelle ableiten, oder wahlweise später am PC ergänzen. Mit einem Klick ist für ihn dann der Prozess erledigt, denn alle Verantwortlichen werden direkt im System benachrichtigt. „Das Schöne daran ist, dass wir nicht mehr alles ausdrucken müssen und die Rennerei mit den Unterschriften haben. Das machen wir jetzt über den Workflow aus Quentic heraus, wo alles an die verantwortlichen Personen zur Freigabe geschickt wird – und auch der Betriebsrat ist mit im Verteiler und somit immer im Boot“, erklärt Arnold. Was ihn früher einen oder gar zwei Tage Arbeitszeit gekostet hätte, ist so heute in wenigen Minuten getan.

Audits flexibel und mobil durchführen

Mit dem Modul Risks & Audits bewältigt Veltec jedes Jahr 35-40 Audits. Für die zahlreichen ISO-Zertifizierungen müssen die Normkapitel innerhalb der dreijährigen Gültigkeit durch interne Audits abgedeckt werden. Dafür hat Thomas Arnold umfangreiche Fragenkataloge im Modul hinterlegt, auch mit entsprechenden Unterkatalogen für bestimmte Verantwortliche. So kann die Geschäftsführung Fragen zur Organisation und ihrem Kontext, die Standort- und Bauleiter zu operativen und Prozessfragen zielgerichtet beantworten. Die Qualitätsmanagementbeauftragten aus Arnolds Team stellen eine Jahresplanung für interne Audits auf, entwerfen die Audits auf Grundlage eines oder mehrerer Kataloge und Arnold gibt das Audit frei. Die Termineinladung aller Verantwortlichen wird direkt über Quentic erledigt. Zum Termin bringt der Lead-Auditor statt Zettel, Stift und Listen nur ein iPad mit. Vor Ort werden die Fragen nach und nach abgearbeitet. Gibt es speziellen Klärungsbedarf, können Fragen unkompliziert ergänzt oder weggelassen oder Bemerkungen hinzugefügt werden. Nach dem Termin kann das Audit in der Plattform ergänzt und abgeschlossen werden. „Ich mache das Audit aber meist gleich vor Ort fertig“, sagt Arnold. „Der Auditierte kann noch im Gespräch den Abschlussbericht bekommen, Unterschriften mache ich gleich auf dem Tablet und alle Verantwortlichen erhalten mit einem Klick die Unterlagen.“ Dazu kommen die externen Audits. Hier stellt der Auditor die Fragen und dokumentiert das Audit seinerseits. Thomas Arnold überträgt aber die übermittelten Handlungspunkte unmittelbar in sein Quentic, um Maßnahmen direkt an die Verantwortlichen zu schicken.

App-gefahrenes Incident Management: 70% mehr Meldungen

Um kritische Ereignisse oder Near-Miss-Situationen zu melden, brauchen Veltecs Mitarbeitende keinen eigenen Zugang zur Quentic App. Das funktioniert ohne Log-In, auf Wunsch auch anonym, über QR-Codes mit den eigenen Smartphones. Hinter den Codes liegen Formulare, die Thomas Arnold und sein Team für verschiedene Anwendungen konfiguriert haben und die von allen Mitarbeitenden in wenigen Schritten ausgefüllt werden können. Vorbei ist also die Zeit, als eine Meldung auf Papier nicht nur aufwändig erstellt werden musste, sondern gelegentlich auch mal in einer Schreibtischschublade verschwand. Die Meldungen werden zentral erfasst und alle Verantwortlichen unmittelbar benachrichtigt. Sie können dann die Ursachenanalyse und Maßnahmenableitung direkt im Anschluss durchführen. Weil das so schnell und unkompliziert geht, haben sich die Meldungen von Near-Misses in den letzten Jahren um 70% gesteigert. Die neu entstandene Melde- und Sicherheitskultur ist ein wichtiges Fundament, um Unfälle zu vermeiden und Gefahren zu analysieren. Deshalb finden sich die QR-Codes mittlerweile überall: an jedem Standort, auf jeder Baustelle und in den Projektmappen für Aufträge.

Wenn das Smartphone mit dem Verbandsbuch spricht

Darüber hinaus sind die QR-Codes auch auf den Verbandskästen zu finden. Ob an einem Veltec-Standort oder in der Anlage eines Kunden: wenn etwas entnommen wird, scannen die Beschäftigten den Code und tragen die Verletzung direkt ein. Durch das mobile Reporting werden im Verbandsbuch jetzt auch leichtere Verletzungen wie Zeckenbisse oder Schnitte, die früher manchmal nicht gemeldet wurden, erfasst. Fragt die Krankenkasse aufgrund der Meldung einer Berufskrankheit oder aus anderen Gründen bei Veltec Informationen an, kann das Unternehmen direkt sehen, welche Unfälle bei bestimmten Tätigkeiten entstanden sind – selbst, wenn Beschäftigte nicht mehr dort arbeiten. Häufen sich bestimmte Verletzungen an einer Stelle, ist das ein Anlass für Thomas Arnold, den Arbeitsprozess hier noch einmal genau zu untersuchen und gemeinsam mit den Führungskräften und Mitarbeitenden zu verbessern.

Doch Thomas Arnolds Kreativität hört beim Verbandskasten nicht auf. Seit Kurzem sind auch alle Firmenfahrzeuge mit einem QR-Code ausgestattet, um kleine Vorfälle direkt zu erfassen und auch Feedback für Schulungen holt er über diese individuell einsetzbare Funktion ein.

Reporting im Handumdrehen

QHSE-Themen sind bei Veltec auch Chefsache. Wöchentlich berichtet Arnold der Geschäftsführung, wie es um Unfallraten, Unterweisungen und Audits steht. Der operative Geschäftsführer schaut selbst immer wieder in die Softwarelösung und kommt mit Detailfragen auf den QHSE-Leiter zu. „Zahlen, die ich früher tagelang aufbereitet hätte, kann ich jetzt durch voreingestellte Filter mit wenigen Mausklicks in nur 15 Minuten erstellen“, erläutert Arnold.  
 
Für seine Anstrengungen in Sachen Arbeitssicherheit ist das Unternehmen mittlerweile mehrfach ausgezeichnet worden. Um sich hier kontinuierlich zu verbessern, stehen auch schon die nächsten Quentic Projekte auf der Agenda. Thomas Arnold: „Zurzeit überlegen wir, auch die Verantwortung für Werkzeuge und Material digital abzubilden und den Bereich Arbeitsmedizin in die Softwarelösung zu überführen.“

QHSE-Baukasten: Für jede Aufgabe das passende Modul

Zusätzlich zu den Modulen Arbeitssicherheit, Online-Unterweisungen, Risks & Audits und der Quentic App nutzt Veltec weitere Quentic Module, um den gesamten Aufgabenbereich des QHSE-Managements in einer zentralen Plattform zusammenzuführen.

Mit dem Modul Umweltmanagement hat Veltec Verbräuche, Mengen und Kosten von Strom, Gas oder Wasser jederzeit im Blick. Die digitale Abbildung des Gefahrstoffkatasters im Modul Gefahrstoffe sorgt für mehr Sicherheit im Unternehmen. Relevante Rechtsnormen sind wiederum im Modul Legal Compliance erfasst. Durch den automatischen Abgleich mit einer Online-Datenbank für Rechtstexte bleibt das Rechtskataster stets aktuell. „Dafür mussten wir früher einen Mitarbeiter berufen, der sich ausschließlich damit beschäftigt. Das ist heute nicht mehr nötig“, berichtet Thomas Arnold. Rechtspflichten für verschiedene Unternehmensbereiche werden mit wenigen Mausklicks abgeleitet und technische Prüfungen bequem koordiniert. Seit kurzem gehört auch das Modul Control of Work zu Veltecs Anwendungen, um das Thema Change Management übergreifend mit abzubilden.